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誰でも会議でイニシアチブをとる方法

 

会社組織の意思決定において多いな役割を果たす「会議」。

他が先輩社員だらけだったり人数が多いとついつい受け身になりがちですが、自分の意見を発信できなければ参加する意味がないですし、場合によっては評価が下がってしまうこともあります。

特別な能力がなくとも会議でイニシアチブをとることができる手法を伝授しましょう。

 

イニシアチブをとる簡単な方法

会議や打ち合わせでイニシアチブをとる方法は「書記」になることです。シンプルですが有効な手段なのです。

ここでいう書記とはノートではなく、会議室なら必ずあるホワイトボードを使った議事記録になります。

会議が始まって意見が出始めたらスッと立ち上がってホワイトボードに向かいましょう。意見をまとめてホワイトボードに書き始めると皆がホワイトボードに視線を集めていることに気づくでしょう。ビジネスマンなら想像がつきやすいかと思います。場合によっては書き終わるまで発言を待つようなこともあります。

ヒト(特に男性)は動いているものに目線をやる習性があるのも影響しているようです。

視線が集まった状態であれば発言をすることは容易になります。視線がばらけているときの注目を集めるという手間が省けるのと、視線の集まっている個所から発言があるのは自然に感じるからです。

 

流れをコントロールする

書記のメリットは発言がしやすくなるだけに留まりません。ある程度会議の方向性をコントロールすることが可能です。

このレベルになるといわゆるファシリテーションスキルも絡んできますが、話の要点をまとめて結論へと導くのが初期の役割です。

重要なのは形に残る要点は書記が判断していると言ところです。自分の意に沿わない発言は不自然でない範囲で割愛することも可能なわけです。ホワイトボードに記録を残していくと、不思議と全員で同意した既成事実のように人は感じるようになるのです。

 

書記のコツ

まず初期になるコツですが最も単純で有効なのがホワイトボードの近くに座ることです。スムーズに書記を立候補することができます。

また、会議の内容は1時間程度であればホワイトボード一枚分程度に抑えられると良いでしょう。写真にとればそのまま議事録として使うことができ、会議後に議事録を作成する手間が省けます。

やったことがない人は会議にA4の紙を持ち込み、手元で議事録を書く練習をしてみましょう。

また、会議前に自分の意見を固めておくことも大切です。意見を考えながら、人の意見も聞いて内容をまとめるのは脳への負担が大きいからです。

 

勇気を出して書記をかって出て存在感を高めましょう!