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頭の良い人の文章の書き方

 

頭の良しあしは文書からでも伝わるものです
頭の良い人の文章とは小難しい単語の並んでいる文章ではなく、読み手が理解しやすい文章のことを指します。

特にビジネスでは、メールや資料の言葉遣いで仕事の成果が変わってくるため、頭の良い文章術を習得しましょう。

 

①否定語をなるべく使わない

あえて婉曲的な表現を用いたい場合を除いてなるべく否定語は使わないように心がけましょう。
人が速く文章を読もうとする時、漢字を中心に目で追うことも多いため、否定表現は誤解を生むことがあります。

例えば、
「実施しない」→「中止する」「延期する」
「出席しない」→「欠席する」

 

②二重語を使わない

「頭痛が痛い」や「馬から落馬する」などが有名ですが、意外とやりがちなのが二重語です。
二重語を徹底的に排除するだけでも文章は結構スッキリします

例えば、
「検討を実施する」→「検討する」
「会議を行う」→「会議する」

 

③同じ助詞を続けて使わない

「の」や「に」、「が」、「は」などの助詞を同じ文章の中で連続して使うと稚拙な文章になるため注意しましょう。(「の」は担う意味役割が多いため、二回連続くらいは続いても構いません。)
特に考えながら文章を書いているとやりがちなミスなので、時間をかけて文章を書いた時には一度文章を通して確認しましょう。

例えば、
「昨日の打ち合わせの時の資料」→「昨日の打合せ資料」

④受け身表現はなるべく避ける

受け身の「~れる/られる」はなるべく使用を避けましょう。敬語と混同しやすいのと、責任逃れのニュアンスで伝わってしまう恐れがあります。

例えば、
「思われる」→「思う」

 

⑤一文を短くする

これも基本的なお約束ですが、一文が長くなると主語述語の関係が曖昧になりスッと読みにくい文章となってしまいます。メールでは一文は二行までに収まるようにしましょう。(ちなみに一行は20文字程度に収めるのが目安です)

 

⑥句読点を適切に使う

句読点が少ないと意味の切れ目が分かりづらく、多すぎるとつっかかって読みづらいです。

コツとしては文章を声に出して読んだときに、一息つくような箇所に打つようにしましょう。

 

⑦前提(コンテクスト)を意識する

同じことを伝える目的だとしても、伝える相手との関係性や相手の持つ情報によって伝え方は全く違ってきます

特に社内のメールなどでは説明不足な(=ハイコンテクストな)文章を書きがちですが、本当にその情報量で伝わるのかを確認しましょう。もし、あまりにも相手の把握している情報が少ない時には、一度電話などで話した方が結果として速いことも多いです。

 

癖づけられるまでは少し苦労しますが、スマートな文章で書き手も読み手も効率的に働けるように努めましょう。