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「頭が良い人」になるために!会議を設定する際の3つのコツ 

社会人がそのビジネススキルと仕事に対する姿勢が問われるのが会議ではないでしょうか。

自分が設定した会議をより良いものにする為、より会社やチームに貢献する為に、ここでは会議に関する3つのコツを紹介します。

目的とゴールを共有する

一番シンプルで、一番肝心なことです。

会議には必ず開催する為の意図があるはずです、それを事前に共有すること。

もしくは会議の序盤で共有することが非常に重要です。

具体的には、「目的」と「ゴール」を定めると良いと言われています。

まず「目的」とは、最終的に達成したい事のことです。

例えば、ある製品の売り上げを次年度に増やすために皆で集まるとします。

その場合、

「製品の売り上げを次年度に増やすための方針を定める」などといった達成したい状態が、会議の目的となります。

そして「ゴール」とは、

上記の目的に対して、このゴールが達成できていれば目標を達成できているぞ。という

いわばゴールに対する指標の事を指します。

例えば、

「足元の出荷実績が落ちている原因と対応策の確認」

「売り上げを増やすためのマーケティング方法の見直し」

「来月までの具体的なアクションの確認」

などがこの場合挙げられますね。

これらの会議の目的とゴールが参加者に共有されていることが会議の質を大きく変えます。

根回しをする

また会議に関しては根回しが大事な場合があります。

根回しとは、ざっくり言うと「事を行う前に、事前に了解の一歩前まで詰めておくこと」のようなものですが

根回しを行うことのメリットは主に2つあります。

①当日の反論を極力抑えることができる

 事前に説明を軽くしておくで、その場で反論を受けることができます。

またこの反論は、事の決定には直接関係ないのでネガティブに捉えないで構いません。

会議までにリバイスをする為の、非常に重要なアイデアだと捉える事ができます。

②本音を聞ける場合がある

 会議では話される事のない、本音が事前に聞ける場合があります

それを把握して会議を進める事で会議がスムーズにいく場合も多いです。

議事録は当日に出す

 

これに関しては、言うまでもありません。

議事録は当日に出しましょう、当日に出す事で印象が良くなります。

それに日時が過ぎると議事録に対してのハードルが非常に高くなります。

しかし、会議が次にも入っていたりして時間がない場合も多いですよね。

そんな場合は以下の点に気をつけて議事録を書くといいでしょう。

①なるべくその場で書く

 パソコンを持ち込めればその場で作成するのが一番早いですよね

②内容はアクションに関するところだけ

 議事録として最低限必要なのは、その後のアクションを誰がどうやるのか。

この部分は非常に大事なので必ず押さえておきましょう。

そこで何を喋ったか、よりもそこから何をすることに決まったか。これが重要です。

今回は、会議に関しての3つのポイントを絞りました。

会議というものは多くの人の労働時間を集めて行うものです。

10人で2時間の会議をやるだけで1人分の約3日分の労働時間に当たります。

ぜひ上記を守って有意義な会議を開催しましょう。

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