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プレゼンや会議に使える!「頭の良い人の説明」の4つの特徴

社会人になると上司への報告・社内でのプレゼン、もしくは社外での打ち合わせなど「説明」の機会が多いですよね。

今回は、そんな説明の時に使える意識した方が良いポイントを4つ紹介したいと思います。

これらを意識して説明を行う事で「頭のいい人の説明」にグッと近づく事ができます。

順番を整理する

人が説明を受ける時には、より良く理解できる説明の順番があります。

まず、全体像を話し、その後に内容、最後に詳細を話すと言うもの。

「森→木→枝」の順で話すことが重要です。

人によっては、最後に全体像が見えてるくるように話したいという人も居ますが、時間が非常に貴重なビジネスの場では避けたほうが良いでしょう。

それに大きな部分から整理して話すことで話す側もスムーズに説明がしやすいです。

接続詞を先に決めておく

説明をする時、あらかじめ説明する内容の文を作って、中にはそれを全て記憶してから説明に臨む人もいます。(ここまでは稀ですが)

そんな人はきちんとした準備ができていて、素晴らしいとは思いますが、特にビジネスマンはそんな準備をする時間がない時もありますよね。

そんな時は事前に接続詞だけを決めておきましょう。

「まずはじめに」

「そして」

「しかし」

「結論は」

事前に決めておいた接続詞に沿って話をするだけで、聞き手にとってもわかりやすい説明ができます。

特にこれは緊張した時に効果的です。文章の骨組みの構造の最低限の部分を決めておくことで、一部の内容を思い出せなくともなんとか説明を乗り切ることができます。

自信があるように説明する

自信がない人の説明は聞きたくないですよね。

どんなに合っていることを言っても、話す人自身が内容を信じていないように見えてしまったら元も子もありません。

それに、本当は自信が無くとも、自信があるように説明しないと、聞く時間をとってくれてる相手に失礼ですよね。

そのため、自分から

「実は自身がないのですが

「準備に時間が割けなくって

というように話を切り出すのはくれぐれもやめましょう。

質問は聞かれたことに答える

説明の最中、質問が飛んでくることもあります。

その場合は、どう上手く返すか。よりもまずは聞かれたことに答えましょう。

例えば、明日の会議室とれたか?という質問に対しては

とれてないです。なぜなら~。」

といった感じで答えましょう。

「一応探してるみたんですけど、、3階はすでに埋まってて、」

などと続けてしまうと、スマートな回答になりませんね。

以上、今回は説明のコツを4つご紹介しましたが

ぜひ意識をして説明に取り組んでみてください。

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